En esta guía veremos cómo guardar en la P.C. Empieza por lo básico y termina con algunos conceptos avanzados así que no se preocupe por entender todo ahora. Le servirá de referencia en el futuro.

GUARDAR

Para almacenar la información con la que trabaja, se la debe guardar en un sector de la computadora. Una vez guardada se puede recuperar para leer, imprimir, corregir, copiar etc.

Es aconsejable guardar mientras se trabaja, por si se corta la luz, si hay un error en el programa (bug), o si comete un error sin querer. Si el trabajo que está efectuando no está guardado, se pierde.

Una copia de seguridad de sus documentos es una copia que almacena en OTRO disco (u otro medio) por si se pierde el contenido del disco rígido en el que trabaja habitualmente.

GUARDANDO LA PRIMERA VEZ

Siempre tiene que suministrarle dos datos a la máquina la primera vez que guarda algo:

¿ADÓNDE? ¿En qué lugar de la PC lo guarda?

¿QUÉ? ¿Con qué nombre lo guarda?

Por lo tanto, la primera vez que se guarda, la máquina va a la función guardar como… que es el cuadro de diálogo en donde le puede dar estos datos.

Guardar como se puede ver así…

Primero: Decide en qué lugar de la computadora lo guarda.

1. En qué UNIDAD de la computadora.

• Ej: Disco Rígido (C:) o Disquete 3 1/2 (A:) (éstas son las dos unidades más comunes).

• También se puede guardar en el Escritorio (que es una carpeta especial en C:) o en cualquier otra unidad como un Zip etc....

2. En que CARPETA dentro de la unidad seleccionada.

• Ej: carpeta Mis Documentos (en el Disco C:) o cualquier otra carpeta que haya creado.

CUADRO DE DIÁLOGO GUARDAR COMO

Puede que no lo guardemos en una carpeta. (Si lo guarda directamente en la unidad o el Escritorio.)
Puede que lo guarde dentro de una carpeta que se encuentra a su vez dentro de otra carpeta.

Estos gráficos muestran como se organiza la jerarquía dentro de la máquina:

 

Estructura de: -Escritorio -Unidades -Carpetas Especiales -Carpetas -Subcarpetas -Archivos
Estructura vista desde el Explorador de Windows

Segundo: Le da un nombre al archivo.

El nombre puede ser prácticamente lo que uno quiera pero no se pueden usar los siguientes caracteres: (estos son reservados para el sistema)
/ \ > < * . ? " | : ;

Debería guardar su trabajo en algún lugar del disco rígido por varias razones:

• Es más rápido trabajar en éste que en un disquete.

• Generalmente es más seguro ya que los discos rígidos dan menos errores.

• Cuando se termina una sesión de trabajo se puede hacer una copia del documento a un disquete u otro dispositivo de backup (copia de seguridad).

• Probablemente no se quede sin espacio en disco como cuando trabaja en disquete.

EJEMPLO DE GUARDAR COMO...

Trabajando en un documento de Word y a los 5 minutos decide guardar el trabajo hecho hasta ahora.
(Es un buen hábito el comenzar un trabajo y guardar inmediatamente.)

 

Vaya al botón guardar y haga clic.
o,
Vaya al menú Archivo - guardar

La máquina abre el cuadro de diálogo guardar como (esto pasa aunque le pida guardar solamente porque todavía no sabe en dónde y con qué nombre se guardará el trabajo. Le 'pregunta' por medio de este cuadro.)

Primero: Le tiene que indicar el lugar en dónde guardar. La máquina sugiere guardar en la carpeta en la que estuvo trabajando hasta ahora o bien en la carpeta predeterminada (Mis documentos).

Decida si acepta esa ubicación o la cambia. En este ejemplo la vamos a cambiar:

 

'Descuelgue' la jerarquía de la máquina haciendo clic en la flechita al lado de la unidad / carpeta seleccionada. Seleccione la unidad con un clic sobre el nombre. Busque la carpeta deseada en el cuadro de contenido de la unidad. Haga doble clic sobre su icono para abrirla y ver su contenido en el cuadro. (Si es necesario, vuelva a abrir otra carpeta dentro de ésta.)

Segundo: Una vez que tengo la ubicación exacta le tengo que dar un nombre al archivo. La máquina siempre sugiere un nombre, que puede ser un nombre arbitrario como Documento 1, Dibujo 1 o las primeras palabras del texto.

Decida si acepta ese nombre o lo cambia. En este ejemplo lo vamos a cambiar así que debe escribirle encima al nombre propuesto por la PC. Para esto debe insertar el cursor en el cuadro del nombre. Tiene dos formas de hacerlo:

 

Seleccione el nombre propuesto y simplemente le escribe arriba.

o,

Mueva el puntero sobre el nombre propuesto y cuando aparece el puntero en forma de I, haga clic (esto inserta el cursor). Luego lo borra con Backspace y/o Delete y escriba el nombre que quiera.

Ya tiene los datos que necesita así que haga clic en Guardar. La máquina guardará el trabajo. Aparecerá el reloj de arena en pantalla y se quedará por unos instantes indicando que la máquina está trabajando. Si graba en el disco rígido esto ocurre muy rápidamente, casi instantáneo.) Si graba en un disquete es mucho más lento.

Puede verificar que la máquina guardó, ya que el nombre de la barra de título tendría que mostrar el título que eligió.

GUARDANDO DESPUÉS DE LA PRIMERA VEZ

Una vez que la máquina sabe en qué lugar y con qué nombre ha guardado un documento, lo seguirá guardando en el mismo lugar y con el mismo nombre si le hace algún cambio y le pide Guardar. Esto se llama actualizar. La máquina reemplaza la versión anterior por la nueva que está en pantalla. Aún después de guardar puede deshacer algunas operaciones antes de cerrar si el programa tiene la función Deshacer.

Nota: Ya no podremos volver a la versión anterior si cerramos el archivo!

Es muy fácil guardar después de la primera vez. Solamente hay que hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas o elegir Guardar desde el menú Archivo.

Guardar tarda muy poquito tiempo. Sobre todo si lo comparamos con el tiempo que lleva crear el documento (que potencialmente se puede perder en cualquier momento).

Por esto es muy aconsejable guardar seguido ya que los problemas pueden ocurrir (y de hecho ocurren!)

¡GUARDANDO - ERROR FATAL!

Es importante prestar atención cuando se guarda. Si no, puede ocurrir algo así:

• (Sin querer) seleccionar todo. (A veces ocurre. En Word puede ser un triple clic en el margen o [Ctrl] + E.)

• Sin darse cuenta de que está todo seleccionado (por no prestar atención) ingresar algún dato. Esto reemplaza todo lo que está seleccionado, o sea TODO. (Todavía estamos a tiempo de deshacer esta última acción.)

• Guardar. Todavía estamos a tiempo de deshacer esta última acción. (En la mayoría de los programas)

• Cerrar. NO!!!! Acabamos de borrar todo nuestro trabajo anterior reemplazándolo por esto último que ingresamos y lo guardamos definitivamente.

Esto de hecho le pasó a una alumna hace poco. Ella había preparado una carátula en otro documento y la pegó en el documento maestro (sin darse cuenta de que estaba todo seleccionado). Como la pantalla estaba cubierta por su nueva carátula ella no se dio cuenta que faltaba todo el trabajo. Entonces guardó su trabajo y después lo pasó al disquete que usaba como copia de seguridad. Ay!

HACER UNA COPIA DEL DOCUMENTO

Desde una aplicación se puede hacer una copia del documento que estamos trabajando si ya está guardado, usando el comando Guardar como…

Una vez que se abre el cuadro de diálogo Guardar como debemos cambiarle el nombre y/o la ubicación. (Por lo menos una de estas dos variables.)
Esto puede servirnos para:

• Crear una 'versión' del documento que podemos modificar mientras que queda otra sin modificar en el disco. Esto se usa mucho cuando queremos hacer unos cambios con un documento pero no sabemos si van a quedar bien y queremos mantener una copia tal como se encuentra ahora por las dudas.

• Crear más de una versión del documento para tener distintas propuestas y luego elegir cuál será la versión final.

• Hacer una copia de seguridad del documento (Backup). En general se usa al final de una sesión de trabajo y antes de apagar la máquina hacemos una copia de seguridad a un disquete u otra unidad por si se pierde el contenido del disco rígido.

Es importante tener en cuenta que al usar Guardar como... para hacer una copia del documento, la máquina cierra el documento original sin guardar y se pasa al documento nuevo. Es en el documento nuevo en el que seguimos trabajando.
Por esto es importante Guardar justo antes de Guardar como… salvo que se quiera expresamente desechar los últimos cambios que se hicieron en la versión original (los que hizo desde que guardó por última vez).

No se recomienda tener dos archivos diferentes con el mismo nombre en el disco rígido ya que esto puede llevar a confusión. Aprovechen la capacidad de Windows 95/98 de poder darle un nombre largo a los archivos y al hacer una copia con Guardar como… cambien el nombre del archivo a uno que indique claramente que es una "copia de…" o "versión… de…" etc.

Es bueno asegurarse que sus archivos estén a salvo en forma de una copia de seguridad en un Zip o disquete. (De hecho el disquete no es muy confiable, pero es mejor que nada.) Cada vez que modifiquen considerablemente un archivo en el disco rígido deberían actualizar la copia de seguridad también.

Cuando copia el documento a un disquete que ya tenía una versión anterior, la máquina le avisa que un archivo con ese nombre ya existe y pregunta si quiere reemplazarlo. En ciertos casos indica las fechas en que fueron modificados los archivos por última vez, sus tamaños etc. Hay que asegurarse de cual archivos está guardando y decirle que sí quiere reemplazarlos.